Aus E-Mail-Pingpong wird eine Vergabe, die sich selbst vergleicht.
Ein Handelsunternehmen holte Angebote per E-Mail ein und baute den Preisspiegel jedes Mal von Hand in Excel. Wir haben daraus ein digitales Ausschreibungs- und Vergabemanagement gemacht: Lieferanten tragen selbst ein, der Vergleich rechnet sich von allein, die Vergabe steht auf Knopfdruck.
Die Ausgangssituation: ein Preisspiegel, von Hand zusammengetippt
Für jede Beschaffung gingen Anfragen einzeln per Mail raus. Die Angebote kamen als PDF, Excel oder im Fließtext zurück und wurden dann Position für Position in eine Vergleichstabelle übertragen. Wer am Ende den Zuschlag bekam, hing davon ab, ob die Tabelle stimmte.
- ✕ Angebote in fünf Formaten. Jedes Haus schrieb anders. Preise, Mengen und Frei-Haus-Konditionen mussten von Hand vereinheitlicht werden, bevor überhaupt verglichen werden konnte.
- ✕ Der Preisspiegel war Handarbeit. Übertragen, umrechnen, summieren. Ein Zahlendreher oder eine verrutschte Formel, und der falsche Lieferant lag vorn.
- ✕ Fristen und Nachfragen liefen über den Posteingang. Wer hatte schon geantwortet, wer noch nicht? Erinnerungen gingen unter, Angebote kamen zu spät.
- ✕ Zu- und Absagen kosteten einen Nachmittag. Jede Rückmeldung wurde einzeln formuliert und verschickt. Dokumentiert war am Ende wenig.
| Position | Menge | Brandt | Weber | Merkur | günstigste |
|---|---|---|---|---|---|
| Kopierpapier A4 | 240 | 3,18 | 3,05 | 3,11 | 3,05 |
| Faltkarton 300er | 1.200 | 0,74 | 0,7 | 0,69 | #BEZUG! |
| Palettenband 19mm | 60 | 4,90 | 5,10 | 4,95 | 4,90 |
| Stretchfolie 23µ | 90 | 2,35 | 2,29 | 2.41 | ? |
| Gesamt-EK | 4.163 | =SUMME(...) | 4.088 | manuell |
Was wir daraus gemacht haben
Dieselben Lieferanten, dieselben Positionen. Aber die Angebote kommen strukturiert rein, der Vergleich rechnet sich selbst, und der ganze Ablauf vom Versand bis zur Vergabe läuft an einem Ort, nachvollziehbar und ohne Excel. Produktiv im Einsatz seit 2026.
| Position | Menge | Einzelpreis netto | Zeilensumme |
|---|---|---|---|
| Kopierpapier A4 80g | 240 | 3,18 € | 763,20 |
| Faltkarton 300×200×150 | 1.200 | 0,74 € | 888,00 |
| Palettenband 19mm | 60 | 4,90 € | 294,00 |
| Stretchfolie 23µ | 90 | 2,35 € | 211,50 |
Die Angebote kommen fertig sortiert rein.
Statt Angebote per Mail einzusammeln und abzutippen, tragen die Lieferanten ihre Preise selbst in ein Portal ein, genau auf die ausgeschriebenen Positionen. Frei-Haus, Mengen und Summen sind schon vorgegeben. Was reinkommt, ist sofort vergleichbar.
- Jeder Lieferant bekommt einen eigenen, sicheren Zugang
- Preise strukturiert je Position, kein Abtippen mehr
- Frei-Haus und Gesamt-EK fließen automatisch in den Vergleich
| Position | Menge | Brandt | Weber | Merkur | Seibert |
|---|---|---|---|---|---|
| Kopierpapier A4 80g | 240 | 3,18 | 3,05 | 3,11 | 3,22 |
| Faltkarton 300er | 1.200 | 0,74 | 0,70 | 0,69 | 0,71 |
| Palettenband 19mm | 60 | 4,90 | 5,10 | 4,95 | 5,05 |
| Stretchfolie 23µ | 90 | 2,35 | 2,29 | 2,41 | 2,33 |
| Gesamt-EK netto | frei Haus | 4.163 | 4.088 | 4.104 | 4.190 |
| Zuschlag-Empfehlung | -2 % | Weber & Co. |
Der Vergleich rechnet sich selbst.
Sobald ein Angebot eingeht, aktualisiert sich der Preisspiegel. Die günstigste Zeile ist markiert, Frei-Haus ist eingerechnet, das Gesamt-EK steht pro Lieferant. Die Zuschlagsempfehlung liegt auf dem Tisch, die Entscheidung trefft Ihr, nicht die Excel-Formel.
- Günstigste je Position & Gesamt-EK automatisch berechnet
- Frei-Haus-Konditionen fair mit eingerechnet
- Export als XLSX auf Knopfdruck, für die Akte
Der Ablauf führt sich selbst.
Von „Entwurf" bis „Geschlossen" hat jede Ausschreibung einen klaren Status. Einladungen, Fristerinnerungen und die Zu- und Absagen am Ende verschickt das System selbst, als E-Mail, protokolliert und ohne dass jemand einen Nachmittag mit Formulieren verbringt.
- Fester Status-Workflow statt Zettel im Kopf
- Einladung, Erinnerung, Zuschlag & Absage automatisch per Mail
- Jeder Schritt revisionssicher dokumentiert
Vom Nachmittag am Preisspiegel zur Vergabe in Minuten.
Die Vergabe stützt sich auf belastbare Zahlen statt auf eine Excel-Formel, die niemand mehr nachvollziehen kann. Ihr entscheidet schneller, dokumentiert lückenlos und gebt die Zeit für Handarbeit an den Preisspiegel zurück.